2017.01.26  ブログ 

■業務フロー作成の目的

いろいろなケースがあるかと思います。
例えば、
・新規上場(上場申請書類におけるフローチャート)
・システム導入
・内部統制の構築
・業務改善・業務効率化・コスト削減等々。

上記の様に、法的な成果物として業務フローが必要なケースもありますが、

私たちにとって、業務フローは、現状を把握し、問題点の把握する道具の1つであり、非常によく使うものであるが、意外に作成するとなると担当者間で認識が合わない等の問題が発生し、作成が難航することがあります。

■業務フロー作成のポイント

業務フロー作成は、簡単そうで簡単でないものです。そのため、業務フローを書く際に意識しておいた方が良いポイントを2つ記載させて頂きます。

【ポイント1】記述する項目(5W1H)を意識する
When(いつ)
Who(誰が)
What(何を)
Where(どこで)
Why(何のために)
How(どのようにして)

【ポイント2】記述するアクティビティのレベルを意識する
例)美容院の業務
レベル1 ①予約する⇒②受付する⇒③サービスを受ける⇒④支払をする

レベル2 レベル1の③を分解してみます。
⇒①シャンプー⇒②カット⇒③パーマ⇒④シャンプー⇒④ヘアーセット

レベル3 レベル2の①を分解してみます。
⇒①椅子に座る⇒②椅子をたおされる⇒③顔にタオルをかけてもらう⇒④シャンプー⇒⑤椅子をもどされる⇒⑥軽く髪を乾かしてもらう

業務フロー作成によって、業務の可視化ができると以下のECRSの原則を使って業務改善や業務効率化も可能です。

業務改善に役立つ【ECRSの原則】                          Eliminate:作業を削除できないか。                         Combine:いくつかの作業をまとめれないか。                      Rearrange:作業の順序を変更できないか。                         Simplify:作業を簡単にできないか。


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